为进一步提高档案管理工作水平，保证国土资源档案安全、完整和有效利用，现将《数字档案室电子文件归档与管理制度》等档案管理工作制度印发给你们，希认真遵照执行。
一、为适应国土信息化建设需要，规范本局电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等法律和法规，结合本局实际，特制定本办法。
二、本办法所称电子文件是指本局在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考使用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
三、按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由局综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
四、各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入有关人员的岗位责职。
五、为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
六、归档电子文件的类型最重要的包含：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
七、电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本中心有关纸质文件归档的规定执行。
逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。
物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。
九、电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
十、通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检测验证，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
十一、各科室在每年6月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。
十二、移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
十三、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术方法，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害化学气体的装具中。
十四、接收入库的电子档案，应定时进行检验、转存，察觉缺陷要及时采取恢复措施。
十五、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。
十六、利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家相关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。
十七、归档电子文件的鉴定销毁，需经本局有关业务科室和分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。
十八、综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况做统计。
一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。
二、数字档案室系统登录帐号和密码须谨慎保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。
三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询客户的真实需求设置该用户网上查询权限。
四、电子档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。
六、电子文件和数字档案采用多套备份制度，每天增量备份一次，每周全背一次。保存周期2周。刻录光盘每年一次备份。电子文件一式三套，一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存。备份在档案专用服务器上的电子文件和数字档案，必须在该服务器上采用双机热备。
二、本单位工作人员经开通个人帐号，登录数字档案室系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。
三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各科室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，能添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。
四、本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用。
五、外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料，由档案管理人员审查后通过后台管理提供对应权限的内容。
一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。
二、各门类的归档数据经质量检查合格后，输（导）入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。
四、数字档案应至少制作三套备份，备份介质分开保管，一套向市档案馆（档案登记备份中心）移交异地保存。
一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。
二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审核检查，做出鉴定，提出存毁意见。
三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编制销毁清册。
四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在档案安全管理系统删除相关数据。
二、严格按照计算机操作规程做相关操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。
三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机。
四、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。
2、用扫描仪数字化时，扫描类型根据原稿颜色一般都会采用“彩色”、“黑白”模式，对于字迹模糊不清的能够使用“灰度”模式。
3、扫描的分辨率应达到20Odpi；数码相机、高拍仪拍摄精度应达到300万像素。
4、扫描的图像应保存为PDF、TIF格式；数码相机拍摄的图像应保存为JPG格式。禁止用如WORD之类的字处理软件保存扫描图像。
5、扫描图像缩放比应为100%；用数码相机、高拍仪拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。
2、彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。
3、对于5寸（125cm×85cm）照片，扫描仪光学分辨率应达到60Odpi。
一、电子文件，是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。电子档案是指具有保存价值的已经归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
二、各部门应有专人负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入有关人员的岗位责任。
四、档案室负责对电子文件和电子档案的归档管理工作做监督和指导。电子文件与电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案室负责。
五、电子文件与电子档案参照国家相关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
七、电子文件与电子档案形成单位一定要将具有永久和长期保存价值的电子文件与电子档案，制成纸质形式，并与存储载体一同归档。
八、需要永久和长期保存的电子文件与电子档案，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
九、电子文件与电子档案的收发登记表、机读目录。机关软件，其它说明等应与相应的电子公文一同归档并存。
十、电子文件与电子档案应建立操作日志，随时自动记录对电子文件与电子档案实施操作的人员、时间、设备、项目内容等，以保证归档其真实性。
十一、电子文件与电子档案的形成单位应在其归档时对相关项目进行全方位检查，检查项目包括与纸质档案核对内容、牵章，审核收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认信息和软件无缺损且未被非正常改动。
十二、电子文件与电子档案的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接，同时要求在技术环境中进行全方位检查，确保载体符合标准。
十三、通过存储载体进行交接的档案电子公文，移交与接受部门均应对其载体和技术环境中进行全方位检查，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
十四、归档电子文件与电子档案，在进行分类、整理后，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
十五、归档室应加强对电子文件与电子档案的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件与电子档案，应严格遵守国家相关保密的规定；采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装放火墙等安全保密措施。
